導入効果

経費削減 - サーバー費用やライセンス購入費用が無料～数分の１に！

• Google Workspaceを採用することで、メールサーバーの契約が不要となります。

• マイクロソフトの主力製品が市販価格の25%程度で入手可能です。

• 同じくアドビの主力製品が市販価格の20%～30%程度で入手可能です。

ソフトウェアには通常、かなりの費用がかかることがあり、小さな団体であっても年間で数千円～数万円を要することが一般的です。
このプログラムを利用するとこれらの費用が大幅に削減される可能性があります。

こうした製品は高額なもので、数年置きにバージョンアップが必要になることもあるため、これらの費用を数分の1に抑えれば、経費の削減が可能になるでしょう。

是非、一度現在の実際の経費とご自身のニーズに合わせてご検討ください。

情報の共有 - より簡単に、より効率良く！

• スケジューラーを使用すると、皆の予定を共有して、誰でも他の職員の予定を確認できるようになります。

• 打ち合わせや会議の日程調整はもちろんのこと、会議室や備品、社用車などの予約もここで行えます。

• 書類等の保管や共有も手軽に行えるようになります。

• 外出先からスマートフォンでも利用できるため、手帳の代わりとして活用することが可能です。

BCP対策 - もしもの時のために！

・クラウドストレージの利用で、パソコンのバックアップをクラウド上に置くことが可能になります。

・パソコンが故障した際や停電、大規模災害の際でもデータの消失を避けることができ、効果を発揮します。

事業継続計画（BCP）の実施は、イメージするのが難しく、職員の自主性だけでは推進が難しいことが一般的です。
こうした予防措置は「失われた時の被害」を想定し、トップダウンで進めるのが普通です。

しかし、実際に事故や災害が起きなければ無駄な投資となってしまうこともあるのが現実です。その点においても、バックアップ先をGoogleにすることは、最も経済的な選択肢となり、安心してデータ管理を行うことができます。

安全/安心 - 情報を不正利用から守る！

データは世界屈指の堅牢なデータセンターに分散して保管されるため、消失、盗難、改ざんのリスクが軽減します。

クライアントからのアクセスには二要素認証が標準サポートされているので、なりすましや不正アクセスのリスクも軽減します。

適切に管理されたクラウドは自宅やオフィスよりも安全です。

クラウドは「データを預かってくれる銀行」に例えられるように、データを安全な場所に置くと共に、出し入れの際の手続きを定めることで、より安全性を高めることが可能となります。

デメリットについて

Google Workspace を採用する際に問題となり得るのは、このサービスが「米国に本社を置く民間企業のサービスである」という点です。

過去には、Google Apps for Governmentというプロダクトも存在しましたが、日本ではほとんど受け入れられることはありませんでした。

今でもパブリッククラウドの利用を全面禁止している自治体は多く、あるいは「サーバーが国内にあること」を条件としているところもあります。

団体のポリシーに抵触した場合、対応が困難になることもあるため、事前に十分な調査と検討が必要です。クラウドが一般にも普及してきたことで、こうした規制は徐々に緩和の傾向にありますが、これらの是非については先ず初めに確認する必要があります。