導入効果
ソフトウェア寄贈プログラムの活用した頂くことの導入効果は、団体様の活動形態によって様々かと思います。
またオーナー、総務部門、経理部門、広報部門・・・、それぞれの立場によって受けられる恩恵も異なると思います。
様々な視点からご評価を頂き、何かひとつでも心に響くものがあれば幸いです。
経費削減 - サーバー費用やライセンス購入費用が無料～数分の１に！
Google Workspaceを採用することで、少なくともメールサーバーの契約は不要となります。
通常は小さな団体であっても、年間で数千円～数万円を要していると思いますが、これらら無料となります。
マイクロソフトの主力製品が市販価格の15%程度で入手可能です。
同じくアドビの主力製品が市販価格の15%程度で入手可能です。
ソフトウェアには、結構な費用がかかっている可能性があります。
こうした製品は高額な上に、数年置きにバージョンアップが必要になるからです。これらの費用が5分の1以下になれば確実に削減につながります。
一度現在の実際の経費と比較してみて下さい。
情報の共有 - より簡単に、より効率良く！
スケジューラで皆の予定で共有できます。
書類等の保管/共有も簡単に行えるようになります。
既に多くの企業がスケジューラ採用し、誰でも他の職員の予定を確認可能にしています。
打ち合わせや会議の日程調整をここで行うとともに、会議室や備品、社用車などの予約等にも使用されています。
外出先からスマホでも利用できますので、手帳に代わるものとなります。
BCP対策 - もしもの時のために！
クラウドストレージの利用でパソコンのバックアップをクラウド上に置くことが可能です。
パソコンが故障した際にもデータの消失を避けることができます。
停電や大規模災害の際にも効果を発揮します。
BCPというのはイメージするのが難しいものです。
これらを職員の自主性に任せていても、なかなか進むものでもありません。
こうした予防措置は「失われた時の被害」を想定しトップダウンで進めるのが通常です。
その場合も、実際に事故や災害が起きなければ ただただ無駄な投資となってしまいます。
その点においてもバックアップ先をGoogleにすることは最も経済的な選択肢となります。
安全/安心 - 情報を不正利用から守る！
データは世界屈指の堅牢なデータセンターに分散して保管されるため、消失/盗難/改ざんのリスクが軽減します。
クライアントからのアクセスには二要素認証が標準サポートされており、なりすましや不正アクセスのリスクが軽減します。
適切に管理をされたクラウドは、自宅やオフィスよりも安全です。
クラウドは「データを預かってくれる銀行」のようなものです。
データ安全な場所に置くと共に、出し入れの際の手続きを定めることで より安全性を高めることが可能となります。
デメリットについて
Google Workspace for Nonprofitsを採用する際の最大と問題点となり得るのが、これが「米国に本社を置く民間企業のサービスである」ということです。
過去には Google Apps for Governmentというプロダクトもありましたが、日本では殆ど受け入れられることはありませんでした。
今でもパブリッククラウドの利用を全面禁止している自治体は多数あります。あるいは「サーバーが国内にあること」を条件としているところもあります。
このように団体のポリシーに抵触した場合は どうすることもできません。
クラウドが一般にも普及してきたことで こうした規制は徐々に緩和の傾向にありますが、これらの是非については真っ先に確認する必要があります。