Google WorkspaceDE で何ができるの？

Google Workspace（旧 G Suite）は様々なサービスの複合体で、クラウド型グループウェアに分類されます、

個々の機能は、メールやカレンダーといったお馴染みのツール群で構成されており、極めてシンプルな構造になっています。

それ以外にも、ネットワークストレージ、ワープロや表計算ソフト、Web作成ツール、テレビ会議システムなどが含まれています。

Google Workspace を１つ導入するだけで、IT活用に必要な基本機能が一式揃います。

• 予定や行事、他人との約束は Google カレンダー に書き込みましょう。
  入力した予定は、パソコンでもスマホでも、いつでもどこでも確認可能です。

• 他の職員との共有も可能です。出勤や出張の予定も Google カレンダー で管理しましょう。
  相手のスケジュールを見たり、アポイント（打ち合わせ等の予約）を入れたりすることも出来ます。

• Google カレンダー を利用した施設予約も可能です。
  例えば社用車を他の職員と共有する場合や会議室がある場合など、これらを"施設"として登録しておくことでGoogle カレンダー から予約を取ることが可能になります。

• Google ドキュメント 類は、Microsoft Officeのようなオフィース・スイート群で、ワードプロセッサ、表計算、プレゼンテーションなどのアプリケーションが含まれています。
  これがあれば、Microsoft Officeは必ずしも必要ではなくなります。

• Google ドキュメント は、複数ユーザーによる同時編集が可能です。
  例えば「会員名簿を作りたい」「会報誌を発行したい」といった場合に、Microsoft Office のように「誰か１人が編集して保存、次の人が編集・・・」といったことは必要ありません。
  １つのドキュメントを複数ユーザーが同時に開いて一斉に書き込むことができます。
  操作は全てWebブラウザ上から行いますので、インターネットに接続できるパソコンあれば いつでも利用可能です。

• Google フォーム と呼ばれるアンケート機能が備わっています。
  入力項目を設定してWebで公開するだけ。集計も自動で行えます。
  これは単なる「意見収集」の目的に留まらず、会員登録や台帳登録の目的でも利用できます。

• ユーザー１人あたり（Gmailと併せて）30GBのクラウドストレージが利用できます。

• クラウドストレージとは、インターネット上に置かれた個人（あるいは組織）用のハードディスクのようなものです。

• Google 共有ドライブ ではチーム（複数のユーザー）がストレージを共有する仕組みで保存容量は無制限となっています。

• データはインターネット上に置かれ、いつでもどこでも利用が可能です。
  事務所に戻ってパソコンを開く必要はありません。また自宅にいる他の職員が利用することも出来ます。

• もちろんセキュリティも万全です。Google Workspace 全体が IDとパスワード（必要に応じて二要素認証）で保護されていますので、他人がデータに不正にアクセスしたり改ざんしたりすることはできません。

• Google ドライブ をバックアップ・ストレージとして利用することも可能です。
  パソコン内の重要なデータを、Googleドライブとレプリカ（複製）設定すれば、自動的にGoogleドライブ側へバックアップが実施されます。
  万が一、パソコンのハードディスクが壊れてしまった場合でも、重要なデータを喪失する危険を最大限に軽減できます。

• 一般企業の中には、就業規則や業務マニュアルを Google サイト で構築されているところもあります。
  複数のユーザーが共同で編集可能で、直ちに公開することができるため、組織内でのドキュメント共有に向いています。

• Google サイト は、組織全社で情報を共有するための道具として大変優れています。これは「職員が情報を共有する」という意味だけでなく「組織を活性化させる」意味においても重要です。

• 代表者が、各職員が、ボランティアの方が、それぞれの立場で感じたことやノウハウを気軽に発信し共有できる仕組みは、各々が課題を洗い出し、それを整理することで更に新たなアイデアを生み出すきっかけ作りになります。
  こうした「ナレッジの共有ツール」にも、Google サイト は適しています。

• Google Meet は、ビデオ会議のための機能です。
  別の場所にいる職員やボランティアの方と、動画や音声、テキストを使って携帯電話感覚で会話をすることができます。
  ご利用可能な端末は パソコンに限らず、スマホやタブレットでも参加可能です。

• 自身のパソコンの画面の画像を、他の参加者に配信する機能もあります。
  会議場に足を運べない参加者にも、その場で会議資料を見せることが可能です。
  Google Hangouts Meet ハードウェアを設置すれば大人数での本格的なビデオ会議も可能となります。

• ダイレクト メッセージからグループの会話まで、Google Chat を使うとリアルタイムなやり取りが可能となります。