Google Workspace で何ができるの？

Google Workspace は、クラウド型グループウェアの一種であり、複数の機能を統合したサービスプラットフォームです。

その構成要素は、メールやカレンダーといったお馴染みのツールから始まり、シンプルながらも非常に効率的なシステムを提供します。

さらに、ネットワークストレージ、ワープロや表計算ソフト、Webページ作成ツール、テレビ会議システムなども含まれています。

これら一連の機能がGoogle Workspaceにより一元化され、ユーザーはこれ1つの導入により、IT活用に必要な基本的な機能を全て手に入れることが可能です。

• 予定や行事、他の人との約束は、Google カレンダーに記録しましょう。入力した予定は、パソコンでもスマートフォンでも、いつでもどこでも確認することができます。

• また、他の職員とカレンダーを共有することも可能です。出勤や出張の予定をGoogle カレンダーで管理することで、予定の一元化と共有が可能となります。他の職員のスケジュールを確認したり、会議などの予約を入れたりすることもできます。

• さらに、Google カレンダーを活用した施設予約も可能です。例えば、社用車を他の職員と共有したり、会議室を利用する場合など、これらを"施設"として登録しておくことで、Google カレンダーから直接予約を取ることができます。

• Google ドキュメントは、Microsoft Officeと同様のオフィススイートであり、ワードプロセッサ、表計算、プレゼンテーション作成などのアプリケーションを提供しています。
  これらの機能を使用すれば、Microsoft Officeの必要性は必ずしもなくなります。

• 特に優れている点は、Google ドキュメントが複数ユーザーによる同時編集を可能にすることです。
  例えば、「会員名簿を作成したい」「会報誌を発行したい」などの場合、Microsoft Officeのように「一人が編集して保存し、次に別の人が編集する」といった手順を踏む必要がありません。
  複数のユーザーが1つのドキュメントを同時に開いて共同で作業することが可能です。全ての操作はWebブラウザから行うので、インターネットに接続できるパソコンがあれば、いつでもどこでも利用することができます。

• Google フォームというアンケート機能も備わっています。
  入力項目を設定してWeb上で公開するだけで、集計も自動で行われます。これは「意見収集」だけでなく、会員登録や台帳登録などの目的でも利用することができます。

• Google ドライブ（Google Drive）は、現在、プールストレージという仕組みを採用しており、組織全体で最大100TBのストレージ容量を利用することが可能となりました。クラウドストレージとは、インターネット上の個人（または組織）専用のハードディスクのような存在です。

• Googleドライブには、個々のユーザーが利用する個人用のストレージとは別に、"共有ドライブ"という機能もあります。共有ドライブは、特定のチームやプロジェクトメンバーが共有するファイルを一元管理するための場所で、全メンバーが共有ドライブ内のファイルにアクセスできます。

• データはインターネット上に保管されるため、いつでもどこでもアクセスが可能です。事務所に戻ってパソコンを開く必要はなく、自宅にいる他の職員もアクセス可能です。

• Google Workspace全体はIDとパスワード（必要に応じて二要素認証）によって保護されているため、他人がデータに不正にアクセスしたり改ざんしたりすることはありません。

• さらに、Google ドライブはバックアップストレージとしても利用可能です。パソコン内の重要なデータをGoogleドライブと同期設定すれば、自動的にGoogleドライブへのバックアップが行われます。これにより、万が一パソコンのハードディスクが壊れた場合でも、重要なデータを失うリスクを大幅に軽減できます。

• Google サイトの応用範囲は広く、一般企業では就業規則や業務マニュアルをGoogle サイトで構築しているところも存在します。複数のユーザーが共同で編集でき、即時に公開することが可能なので、組織内でのドキュメント共有に適しています。

• Google サイトは、組織全体で情報を共有するツールとして非常に優れています。これは「職員が情報を共有する」だけでなく、「組織を活性化させる」意味でも重要です。代表者、各職員、ボランティアの方々など、それぞれが自身の立場で感じたことやノウハウを気軽に発信し共有できる仕組みは、課題の洗い出しや整理を促進し、さらなる新たなアイデアの創出を促します。

• Google サイトは、このようなナレッジの蓄積と共有に大変有効です。組織の成長や活性化を支えるツールとして、その活用をおすすめします。

• Google Meet は、ビデオ会議のための機能です。遠くの場所にいる職員やボランティアの方と、映像や音声、テキストを使って簡単に会話をすることができます。利用可能な端末はパソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットからも会議に参加できます。

• さらに、自分のパソコンの画面を他の参加者に共有する機能もあります。これにより、物理的に会議に参加できない人でも、リアルタイムで会議資料を見ることが可能となります。

• また、Google Meet ハードウェアを導入することで、より大規模なビデオ会議を効果的に運営することも可能です。これにより、各自のデバイスからだけでなく、会議室からも直接会議に参加できるようになります。